Sử dụng thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là lập kế hoạch làm thế nào để sử dụng hiệu quả và kiểm soát có chủ ý thời gian bạn sử dụng để tối đa hóa năng suất. Tóm lại, làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn. Các ưu điểm khác bao gồm:

-Chất lượng công việc tốt hơn

-Bớt áp lực

-Có nhiều thời gian hơn để thực hiện các dự án chiến lược hoặc sáng tạo

-Ít trì hoãn hơn

-Tự tin hơn

Làm thế nào để quản lý tốt hơn thời gian của bạn tại nơi làm việc.

Đây là cách để bắt đầu:

1. Biết bạn đang sử dụng thời gian như thế nào

Nếu năng suất của bạn được đo bằng sản lượng trong một khoảng thời gian nhất định, thì thời gian bị mất có thể đồng nghĩa với việc bạn phải trả nhiều tiền. Cũng giống như tạo ngân sách, bạn phải theo dõi những gì bạn thực sự dành thời gian của mình để tiết lộ bất kỳ lĩnh vực hoặc thói quen nào đang cản trở bạn đạt được mục tiêu của mình.

Bắt đầu với một kiểm tra thời gian.Dựa trên các danh mục bạn đã thiết lập, số giờ bạn làm việc hiệu quả trong một ngày so với lượng thời gian bạn dành cho các hoạt động không liên quan đến công việc, chẳng hạn như lướt mạng xã hội hoặc mua đồ.

2. Bám sát lịch trình hàng ngày

Vượt ra ngoài “Tôi có tám giờ để làm XYZ.” Tạo một lịch trình hàng ngày với các khối thời gian được phân bổ cho các nhiệm vụ khác nhau. Gắn bó với nó là chìa khóa để thành công.

Tạo các mốc thời gian thực tế. Mọi người đánh giá quá cao khả năng hoàn thành công việc của họ, một hiện tượng mà các nhà khoa học gọi là “ngụy biện lập kế hoạch”, thường dẫn đến ước tính giao hàng quá lạc quan. Thêm bộ đệm thời gian giữa các nhiệm vụ để ngay cả khi một nhiệm vụ vượt quá giới hạn thời gian, lịch trình tổng thể vẫn nguyên vẹn.

Cung cấp cho sự chú ý hoàn toàn của bạn. Tránh lẻn vào các trang web không liên quan đến công việc (hoặc bất cứ điều gì bạn không được làm) trong giờ làm việc. Đóng tất cả các tab trình duyệt “để sau”. Tắt điện thoại của bạn hoặc cất ngoài tầm với cho đến khi đến giờ nghỉ giải lao theo lịch trình. Một lần nữa, kỷ luật tự giác là người bạn tốt nhất của bạn ở đây.

3. Ưu tiên

Danh sách việc cần làm có thể là cứu cánh năng suất. Nhưng nếu bạn không cẩn thận, chúng có thể trở nên quá lớn và choáng ngợp khiến bạn không biết bắt đầu từ đâu. Bạn có thể chia nhỏ danh sách của mình bằng cách:

Thực hiện ngay lập tức: Những nhiệm vụ quan trọng với thời hạn xác định hoặc những nhiệm vụ bạn đã trì hoãn quá lâu giờ đã quá hạn

Lên lịch cho sau: Nhiệm vụ quan trọng không có thời hạn xác định

Đại biểu: Nhiệm vụ mà người khác có thể làm

Xóa: Nhiệm vụ bạn có thể loại bỏ vì chúng không quan trọng đối với mục tiêu hoặc nhiệm vụ của bạn

4. Giải quyết nhiệm vụ khó khăn nhất trước

Tất cả chúng ta đều có thể bị phân tâm, cho dù đó là một cuộc điện thoại.

Phương pháp năng suất Eat That Frog do chuyên gia lãnh đạo Brian Tracy nghĩ ra rất hiệu quả đối với những người có xu hướng trì hoãn hoặc gặp khó khăn trong việc tránh bị phân tâm. Nó khuyên bạn nên giải quyết nhiệm vụ lớn nhất, khó khăn nhất và quan trọng nhất trước tiên – nhiệm vụ mà bạn có thể sẽ trì hoãn sau. Chỉ chuyển sang những thứ khác sau khi bạn đã “ăn con ếch đó”.

5. Xử lý hàng loạt các tác vụ tương tự

Xử lý hàng loạt có nghĩa là nhóm các nhiệm vụ tương tự để bạn có thể làm việc cùng nhau. Nhóm chúng theo mục tiêu hoặc chức năng.

Ví dụ:

-Gặp gỡ khách hàng vào thứ Tư và thứ Năm

-Chỉ trả lời email từ 10 đến 11 giờ sáng

-Tạo báo cáo đầu tiên vào buổi sáng và phân phối

6. Đặt giới hạn thời gian hợp lý

Luật Parkinson nói rằng, “Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian được phân bổ để hoàn thành nó.”

Nếu bạn có cả ngày để hoàn thành hai nhiệm vụ đáng lẽ chỉ mất ba giờ, thì có lẽ bạn vẫn sẽ dành cả ngày cho hai nhiệm vụ đó. Nếu bạn cho mình một khoảng thời gian nhỏ hơn, rất có thể bạn vẫn sẽ đáp ứng thời hạn sớm hơn.

7. Học khi nào nên nói không

Chúng ta chỉ có rất nhiều năng lượng trong một ngày và nó sẽ cạn dần theo thời gian. Để tránh làm việc nửa vời, hãy biết giới hạn của bạn và sẵn sàng nói không. Nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Tập trung vào những gì bạn giỏi và nếu có thể, hãy ủy thác những gì người khác có thể làm tốt hơn và nhanh hơn.

8. Tránh đa nhiệm

Khoa học đã chứng minh rõ ràng về đa nhiệm: Nó làm giảm hiệu quả và thậm chí có thể gây nguy hiểm. Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, tung hứng tinh thần liên quan đến “chi phí chuyển đổi” làm giảm năng suất. Mặc dù việc chuyển đổi tác vụ có thể chỉ tốn vài giây cho mỗi lần chuyển đổi, nhưng nó sẽ tăng lên nếu bạn thực hiện đa nhiệm thường xuyên. Nguy cơ mắc lỗi của bạn cũng tăng cao.

9. Giữ mọi thứ ngăn nắp

Bạn có thể cần thay đổi tổ chức nếu bất kỳ điều nào trong số này xảy ra với bạn:

-Đến muộn một cuộc họp mà bạn đang lãnh đạo

-Quên in báo cáo mà sếp của bạn cần cho buổi thuyết trình

-Phải yêu cầu IT cung cấp tên người dùng hoặc mật khẩu của bạn nhiều lần

Tin tốt là tổ chức là một kỹ năng có thể học được. Bắt đầu với những điều cơ bản.

Duy trì bàn làm việc sạch sẽ. National Geographic báo cáo rằng các nhà tâm lý học và nhà thần kinh học liên kết các tác động của sự bừa bộn đối với nhận thức, sức khỏe tâm thần và hành vi. Hình ảnh lộn xộn có thể làm tăng mức độ căng thẳng và lo lắng, gây ra phản ứng chiến đấu hoặc bỏ chạy. Để đưa ra quyết định tốt hơn, hãy ném bất kỳ giấy tờ nào có thể xé nhỏ ra.

Tất cả những điều trên bạn có thể tự động thành một thói quen của bạn sau khi luyện tập yoga một thời gian dài. Yoga rèn luyện cho bạn sự ưu tiên chăm sóc bản thân, ít nhất là 1 giờ đồng hồ để tập trung tập luyện, ưu tiên chăm sóc sức khỏe hơn là việc nhậu nhẹt bia rượu. 

Hãy thêm yoga vào lịch trình hàng ngày của bạn để nạp thêm năng lượng tăng hiệu suất công việc bạn nhé.